Slovník BOZP a PO

Zpět

Archivace a skartační lhůty v BOZP

V tabulce níže naleznete skartační lhůty dokumentace BOZP tak, jak je uvádí platná právní úprava, případně komerční spisovna. Dále dané lhůty vychází z obecné objektivní odpovědnosti a promlčecích lhůt správních a trestních deliktů.

Dokument	Lhůta
Bezpečnostní list chemických látek a směsí	S 10
Dokumentace o školení a kvalifikaci zaměstnanců	S 5 (od ukončení zaměstnaní)
Evidence a záznamy o dodržování zákonných zákazů a omezení práce (např. práce mladistvých v noci, limity zvedání břemen těhotnými ženami)	V 5
Evidence rizikových prací (kategorie 2R až 4)	S 10 (od ukončení expozice)
Evidence rizikových prací (kategorie 2R až 4) - práce s azbestem, ve fibrogenním prachu atp.	S 40 (od ukončení expozice)
Inspekce bezpečnosti práce – protokoly o výkonu dozoru	S 5
Interní směrnice, předpisy a normy vydané zaměstnavatelem	S 5 (soukromé firmy) / V 5 (příspěvkové organizace) od ukončení platnosti směrnice
Knihy kontrol o BOZP	S 5
Kolaudační rozhodnutí, povolení KHS a dokumentace ke schvalování provozů a budov	A (po dobu existence/provozu budovy či zařízení)
Osobní ochranné pracovní pomůcky – evidenční karty, karty výdeje OOPP atp.	S 5 (od ukončení zaměstnaní)
Pracovnělékařské posudky a dokumentace (kategorie 1 a 2)	S 10 (od ukončení zaměstnaní)
Pracovnělékařské posudky a dokumentace (kategorie 2R až 4)	S 15 (od ukončení expozice)
Pracovnělékařské posudky a dokumentace (kategorie 2R až 4 – azbest, fibrogenní prach atp.)	S 40 (od ukončení expozice)
Pracovní úrazy – kniha úrazů	S 5 od posledního zápisu
Pracovní úrazy – záznam o úrazu smrtelném a úrazu s trvalými následky (pro účely důchodového pojištění a pozůstalostních nároků)	S 45
Pracovní úrazy – záznam o úrazu (Portál SÚIP)	S 10
Protokoly a zápisy z externích kontrol (OIP, KHS) a ročních prověrek BOZP	S 5 (soukromé firmy) / V 5 (příspěvkové organizace)
Protokoly z kontrol OIP a KHS, výměry pokut a nařízená nápravná opatření	S 10 (soukromé firmy) / V 10 (příspěvkové organizace) od splnění opatření / zaplacení pokuty
Průvodní technická dokumentace a návody k bezpečnostním zařízením strojů a budov	S 5 (od vyřazení zařízení z provozu / likvidace)
Příkazy k zastavení práce vydané odborovými orgány, KHS, OIP	V 5
Výkazy, přehledy, plány, rozbory, hlášení atp. o stavu BOZP, úrazovosti a hygieny práce	S 5

Co znamenají skartační znaky (A, S, V)?

Pro správné pochopení tabulky a nastavení interního skartačního řádu je klíčové rozlišovat formu vaší organizace:

Znak S (Skartace) – označuje dokumenty provozního charakteru. Po uplynutí uvedené lhůty (např. 5 nebo 10 let) ztratí dokument právní i praktický význam a organizace jej může bezpečně zničit (skartovat).
Znak A (Archiv) – tento znak je povinný zejména pro veřejnoprávní původce a příspěvkové organizace (např. domovy důchodců, školy, nemocnice). Tyto dokumenty mají trvalou historickou hodnotu a po uplynutí provozní lhůty se povinně předávají Státnímu archivu.
Znak V (Výběr) – používá se u dokumentů, u kterých nelze předem určit, zda budou mít historický význam. Po uplynutí lhůty se v rámci skartačního řízení posoudí (často za účasti archiváře) a rozdělí se – buď se zničí (S), nebo trvale archivují (A).

Uvedené lhůty představují doporučené nebo zákonem nařízené minimální doby uchování dokumentů. Každá organizace (firma i příspěvková organizace) si však může v rámci svého interního skartačního řádu tyto lhůty přizpůsobit a prodloužit podle místních podmínek, například s ohledem na specifická provozní rizika, interní směrnice, požadavky certifikací (ISO) nebo běžící soudní a správní spory, kdy je nutné dokumenty držet delší dobu jako důkazní materiál.

Tip pro soukromé firmy (s.r.o., a.s.): Pokud provozujete čistě soukromou společnost, znaky A a V pro vás nejsou zákonem nařízené a v interní směrnici je můžete nahradit bezpečnými provozními lhůtami S 5 až S 10.

Zdroj: