Slovník BOZP a PO
Archivace a skartační lhůty v PO
V tabulce níže naleznete skartační lhůty dokumentace požární ochrany (PO) tak, jak je uvádí platná právní úprava, případně komerční spisovna. Dále dané lhůty vychází z obecné objektivní odpovědnosti a promlčecích lhůt správních a trestních deliktů.
Dokument | Lhůta |
| Dokumentace o začlenění do kategorie požárního nebezpečí | S 5 (od zrušení nebo změny charakteru činnosti) |
| Dokumentace požární ochrany (požární řád, požární poplachové směrnice, požární evakuační plán atp.) | S 5 (od ukončení platnosti / nahrazení novou verzí) |
| Dokumentace o činnosti preventivních požárních hlídek a preventistů PO | S 5 (od konce roku / ukončení platnosti) |
| Dokumentace o školení PO (osnovy, prezenční listiny, záznamy o školení a odborné přípravě) | S 5 (od ukončení zaměstnání konkrétního pracovníka) |
| Doklady o kontrolách provozuschopnosti PBZ a hasicích přístrojů | S 5 (od provedení roční kontroly / do provedení nové revize) |
| Kolaudační rozhodnutí, kolaudační souhlas a stavební povolení z hlediska PO | A (po dobu existence/provozu budovy či komerčního prostoru) |
| Požárně bezpečnostní řešení stavby (PBŘ) | A (po dobu existence/provozu budovy či komerčního prostoru) |
| Požární kniha | S 5 (od provedení posledního zápisu) |
| Protokoly a zápisy z preventivních požárních prohlídek | S 5 (od provedení prohlídky) |
| Protokoly a zápisy z externích kontrol HZS | S 5 (soukromé firmy) / V 5 (příspěvkové organizace) |
Co znamenají skartační znaky (A, S, V)?
Pro správné pochopení tabulky a nastavení interního skartačního řádu je klíčové rozlišovat formu vaší organizace:
Znak S (Skartace) – označuje dokumenty provozního charakteru. Po uplynutí uvedené lhůty (např. 5 nebo 10 let) ztratí dokument právní i praktický význam a organizace jej může bezpečně zničit (skartovat).
- Znak A (Archiv) – označuje zásadní dokumentaci, kterou musíte uchovávat trvale po celou dobu existence, provozu či pronájmu daného objektu (PBŘ, kolaudační souhlasy atp.). Bez těchto dokumentů nelze budovu legálně a bezpečně provozovat.
Znak V (Výběr) – používá se u dokumentů, u kterých nelze předem určit, zda budou mít historický význam. Po uplynutí lhůty se v rámci skartačního řízení posoudí (často za účasti archiváře) a rozdělí se – buď se zničí (S), nebo trvale archivují (A).
Uvedené lhůty představují doporučené nebo zákonem nařízené minimální doby uchování dokumentů. Každá organizace (firma i příspěvková organizace) si však může v rámci svého interního skartačního řádu tyto lhůty přizpůsobit a prodloužit podle místních podmínek, například s ohledem na specifická provozní rizika, interní směrnice, požadavky certifikací (ISO) nebo běžící soudní a správní spory, kdy je nutné dokumenty držet delší dobu jako důkazní materiál.
Zdroj: